📅 情報基準日：2026年5月現在（区分所有法2026年改正対応）
2026年の区分所有法改正により、管理組合の書類・通知・議事録の電磁的方法（電子化）による管理・送付が法律上明確に認められました。適切なデジタル化で管理の効率化と書類紛失リスクの低減が図れます。
目次
デジタル化推奨の書類と保管方法
| 書類の種類 | 保管期間 | デジタル化のポイント |
|---|---|---|
| 議事録（総会・理事会） | 10年以上 | PDF化・電子署名での署名も可 |
| 管理規約・使用細則 | 永久 | 改訂履歴を含めてバージョン管理 |
| 会計帳簿・決算書類 | 10年以上 | 会計ソフト・クラウド管理が便利 |
| 修繕工事の記録・写真 | 建物の存続期間 | 工事写真・完工報告書をクラウド保存 |
| 設計図書・竣工図面 | 永久 | スキャン後クラウドに保存・原本も保管 |
電子化導入のステップ
- ①現在の書類を棚卸しし・デジタル化する書類の優先順位を決める
- ②クラウドストレージ（Google Drive等）を管理組合専用で契約する
- ③アクセス権限管理（理事・管理会社の権限設定）
- ④区分所有者への通知方法を電子化するための規約改正（特別決議）
FAQ
Q. 電子化した書類の原本（紙）は廃棄してもよいですか？
A. 議事録・管理規約等の法的に署名が必要な書類は原本の保管が原則です。電子署名を用いた電子文書として作成した場合は電子データが原本となります。既存の紙の議事録をスキャンしたデータは「複製」であり、原本の廃棄は慎重に判断してください。税務上の帳簿書類については電子帳簿保存法に基づいた要件を満たした場合に電子保存が認められます。
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免責事項
本記事は執筆時点の法令・制度に基づきます。個別の判断については専門家にご相談ください。
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