マンション総会の委任状・議決権行使書の正しい使い方：欠席でも議決に参加する方法

※本記事の情報基準日：2026年4月

総会に出席できない区分所有者はどうすればいいか

マンションの総会（区分所有者集会）は年1回以上開催されますが、仕事・旅行・体調不良などで出席できない区分所有者も多いです。区分所有法および管理規約では、欠席者が議決に参加するための2つの方法（委任状・議決権行使書）が認められています。

2つの方法の違い

方法	仕組み	メリット	デメリット
委任状	自分の議決権を代理人（他の区分所有者や理事長など）に委ねる	代理人が総会での審議を踏まえて判断できる	代理人の判断に全て委ねることになる
議決権行使書	事前に各議案への賛否を書面で明示して提出する	自分の意思を直接反映できる	総会当日の審議内容を踏まえた変更はできない

委任状の正しい書き方

• 委任先：「理事長に委任」とするケースが最も多い（管理規約で定められている場合も）。他の区分所有者・配偶者などへの委任も可能
• 委任内容：「令和○年○月○日開催の通常総会における一切の議決権の行使を委任します」と記載
• 注意点：白紙委任状は委任先が好きなように使えるため、信頼できる相手を指定する。管理会社への委任は利益相反の可能性があるため規約で制限しているマンションもある

議決権行使書の正しい使い方

• 各議案に対して「賛成」「反対」「棄権」を明示して提出する
• 提出期限（総会前日まで等）を必ず守る
• 記載がない議案は「棄権」として扱われる場合が多い（管理規約による）
• 「賛成」とした議案が総会で修正されても変更できないことに注意

決議要件の計算と定足数

委任状・議決権行使書を提出した区分所有者は「出席者」としてカウントされます。このため、実際に会場に来ていなくても定足数・決議要件の計算に含まれます。

決議の種類	要件	委任状・行使書の扱い
普通決議	出席者（委任状・行使書含む）の議決権の過半数	出席者としてカウント
特別決議	区分所有者全員の議決権の4分の3以上	同上

提出しないとどうなるか

委任状・議決権行使書を提出しない欠席者は、議決に参加できないだけでなく、定足数・決議数の計算からも除外されます。特別決議（4分の3以上）が必要な議案では、欠席者が多すぎると決議が成立しないリスクがあるため、管理組合としても積極的な提出を呼びかけることが重要です。

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【監修者】ゆうぜん｜不動産四冠ホルダー（宅建士・管理業務主任者・マンション管理士・賃貸不動産経営管理士）。自ら不動産投資・売却・管理を経験した実務家として、正確で実践的な情報をお届けします。※本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の法律相談・投資助言ではありません。